2018/08/13

第27期マンション管理(臨時総会)

<第27期(2018年度)臨時総会開催
(2018年8月12日 ※今期、私は無役)

第1号議案 共用部分火災保険の契約更新の件

 2018年9月25日でマンション保険(5年間契約)が満了となるため、契約更新に向けて臨時総会を開催しました。
 この5年間で保険料率の改定が2度も行われ、支払保険料が既契約の3~4倍と大幅な増額となっていることから、補償内容の見直しが行われ、本臨時総会にて審議されました。

◆新保険の概要
 ・契約先 : 当マンションの経年を考慮して、漏水調査費用などが充実している既契約先保険会社とする。

 ・支払保険料 : 保険金額を適性に減額し、保険料は現在の約1.5倍とする。

 ・契約期間 : 現在と同様の5年間とする。

 ・主な変更点 
  ①主契約の保険金額を現在の0.625倍に減額(地震保険も同比率にて減額)
  ②共用部分の第三者への賠償金を10億円から1億円へ減額
   共用部分の居住者への賠償金も1億円から3000万円へ減額
  ③上記賠償金について、5万円の免責制度を導入

 ・補償の概要(6つの補償プラン+地震保険+6つの特約)
  《補償プラン》
  ①火災・落雷・破裂・爆発・・・火災(消火活動に伴う水ヌレを含む。)、落雷又は破裂・爆発などによる損害
  ②風災・雹災(ヒョウサイ)・雪災・・・台風・強風・竜巻・暴風による風災(洪水・高潮等を除く)・雹災(ヒョウサイ)又は豪雪・雪崩等の雪災(融雪洪水等を除く)による損害(吹き込み又は雨漏り等を除く)
  ③水ぬれ・・・給排水設備の破損もしくは詰まりにより生じた漏水・放水等、又は建物内の戸室で生じた漏水・放水等による水ぬれによる損害(給排水自体の破損等は⑥に該当)
  ④盗 難・・・強盗・窃盗又はこれらの未遂による損害
  ⑤水 災・・・台風・暴風雨・豪雨等による洪水・融雪洪水・高潮・土砂崩れ等によって、床上浸水又は地盤面より45㎝を超える浸水を被り保険の対象に生じた損害
  ⑥破損・汚損等・・・不測かつ突発的な事故(ただし、①~④までの事故、台風・暴風雨・豪雨等による洪水・融雪洪水・高潮・土砂崩れ等によって損害を被る事故を除く)

  《地震保険》
  ○地震・噴火又はこれらによる津波を原因とする火災・損壊・埋没又は流失による建物の損害

  《特  約》
  ①水ぬれ原因調査費用・・・水ぬれ事故の原因調査に必要な費用を補償(1回の事故につき100万円を限度 免責:0円)
  ②事故時諸費用(マンション管理組合・火災等限定)・・・事故の際に必要となる諸費用を補償(火災・落雷・破裂・爆発による事故の場合に限り、損害保険金の10%(1回の事故につき1敷地ごとに3000万円を限度)
  ③失火見舞費用・・・火災・破裂・爆発の事故で、専有部分や隣接する建物が損害を受けた場合に支払った見舞金の費用等を補償(1被災世帯あたり30万円限度、1回の事故につき損害保険金の30%限度)
  ④修理付帯費用(マンション管理組合)・・・事故が起きた際の仮修繕費用や仮設物の設置費用等を補償(保険対象の事故により、保険の対象の復旧にあたり保険会社の承認を得て支出した必要かつ有益な所定の費用(1回の事故につき1敷地内ごとに、建物保険金額の30%又は1000万円限度)
  ⑤マンション居住者包括賠償・・・マンションのすべての居住者を対象に日常生活での賠償事故をまとめて補償(保険金額:3000万円 免責:5万円)
  ⑥マンション共用部分賠償・・・建物の共用部分の所有、使用、管理等に起因する賠償責任を補償(保険金額:1億円 免責:5万円)

 議案書及び添付資料から読み解くと以上の内容と思われるが、私より、「保険会社のパンフレット(添付資料)ばかりが多く、肝心の議案書が説明不足で必要な事項が抜け落ちているのではないか?」と指摘し、今後の改善を要請したうえで採決が行われ、全員賛成で承認されました。

第2号議案 第27期収支予算修正の件
 
 また、第1号議案が承認されたことにより、予算の修正が審議されました。

 保険料の増額に伴い、20万円近く赤字予算となっていることから、また、私より、意見を述べさせていただきました。

 「第1期より当マンションは赤字予算を計上したことはありません。これまで、空き駐車場による一般会計の収支悪化と将来の修繕費低減のため、「機械式駐車場の撤去工事」や、「水道の直結工事(受水槽の使用中止)」、「電子ブレーカーへの交換工事(基本料金の減額)」など、修繕積立金を取り崩しながら、できる限りの工事等を実施してきました。

 その甲斐あって、一般会計の支出は大幅に削減され、毎年度、一定の剰余金が発生していました。この剰余金は、修繕積立金に繰り入れられるべきお金です。つまり、収支と支出が拮抗しているということは、管理組合の財政に黄信号が点滅していることだと理解してください。数年後に予定している大規模修繕に向けて、相当なお金が必要となります。赤字の予算などは、当組合ではあり得ないのです。支出をもっと抑えるか?管理費を上げるか?検討が必要ということなのです。」

 審議の結果、小修繕費を減額のうえ、黒字の修正案に全員が賛同され、2号議案は承認されました。

その他意見

○土嚢の購入について
 ・豪雨災害は、いつ起きるかわからない。早期の購入が肝要と意見を申し述べました。

○玄関自動扉感知器の機能低下について
 ・過度な工事とならないよう慎重な検討を要請しました。

○ゴミ置き場のカラス対策について
 ・現行のカラスネット改修案と常設ゴミBOXの検討を要請しました。

以上で、臨時総会は無事終了いたしました。

2018/04/21

第27期マンション管理

第27期マンション管理 書面決議の実施

 今期、私は理事ではありませんが、理事会には引き続き助言を行っております。

 現在、空き駐車場が1区画あり、来客用として利用していましたが、希望者が現われたので「良かった!」とホットしていました。

 当該区画は、元々、2段式機械駐車場を平面式に改修したもので、当時のパレットサイズからL5.2m×W1.85mまでの車輛が利用可となっていました。

 ところが、今回の車輛サイズはWが1.9mとオーバーすることがわかり、色々と安全性について検証しました。その結果、車室サイズがL5.5m×W2.5mあることと、実走テストから問題ないことが確認できたため、車輛幅の限度を1.85mから1.9mに引き上げ、駐車場運営細則を改定することにしました。

 ただし、使用開始までの時間的猶予がないことや、誰も反対する組合員はいないであろうとの判断から、以前に一度だけ行った(この時は、手続きに不備があり、不成立でした。)「書面決議」を実施するよう管理組合と管理会社へ助言を行いました。

 そして、2018年3月中旬に「書面決議」が実施され、その結果、2018年3月30日、本改定案は、全組合員の賛成により承認されました。

 一先ず、修繕積立金の収入UPとなることから、春一番の喜ばしい出来事でした。

2018/03/03

第26期マンション管理-(定期総会)

<第26期マンション管理>2017年-(定期総会)
●第26期定期総会(2018年2月25日)開催(※今期、私は監事)

 当マンションの総会は、幸いにも、毎回のように出席率が高く、今回も、出席者13人/14人、議決権30/34と、特別決議議案の審議が十分可能な出席状況でした。

・第1号議案(第26期事業活動報告及び収支決算報告)
 理事長が議長に指名され、管理会社担当者より、本議案に関する説明が行われました。説明の後、議長が質問・意見を求めましたが、特に質疑等がないことから採決を行った結果、満場一致にて承認されました。

 <今期の主な活動>
 ①ライフとの定例協議会を開催し、改善事項を重ねて要望
 ②植栽保守会社の交代に伴い、保守内容の調整と契約書(案)の作成
 ③来期中のマンション保険の契約更新(保険料の大幅な値上げ)に伴い、今後の方針と補償内容(案)の作成
 ④消防設備不具合箇所の改修工事について、来期の実施を決定
 ⑤竣工図面の電子化について、来期の実施を決定
 ⑥民泊新法等への対応策を検討し、全ての民泊禁止を明記した管理規約改正(案)の作成
 ⑦厨房ダクト清掃会社の紹介、建物診断の報告受理、LED照明の球交換などの保守メンテ

第2号議案(民泊利用禁止に関する管理規約改定の件【特別決議】
 この地域は、国家戦略特区には入っているが、横浜市又は神奈川県の条例が制定されていないため、現時点では民泊特区には該当しない。しかし、今後、容認する条例が制定される可能性もあるため、また、民泊新法への対策も含めて、全ての民泊を禁止する規約の改定を提案しました。

 質疑応答を経て、審議を行った結果、満場一致にて承認されました。
 
第3号議案(個人情報保護法改正に伴う届出様式変更及び個人情報保護方針策定の件)
 個人情報保護法の改定に伴い、取扱い数量の下限値が撤廃された事から、マンション管理組合も法の対象組織となったため、届出様式の変更を行い、個人情報保護方針についても提案を行いました。

 質疑応答を経て、審議を行った結果、満場一致にて承認されました。

第4号議案(植栽保守会社との業務委託契約締結の件)
 質疑応答を経て、審議を行った結果、満場一致にて承認されました。ただし、、消毒の時間帯については、午後に行うこととし、今後の課題として、水やりについて、理事会で検討することとしました。

第5号議案(改元に伴う管理規約及び各種使用細則改定の件)【特別決議】
 2019年の改元に伴い、管理規約等で使用されている年号を、全て西暦に変更することを提案しました。説明の後、議長が質問・意見求めましたが、特に質疑等がなかったことから採決を行った結果、満場一致にて承認されました。今後、当マンションにおいては、全ての年号を西暦とする方針としました。

第6号議案(第27期事業計画及び収支予算の件)
 議長の指名により管理会社担当者より、本議案に関する説明が行われました。説明の後、議長が質問・意見求めましたが、特に質疑等がないことから採決を行った結果、満場一致にて承認されました。

第7号議案(第27期役員選任の件)
 管理規約により、当管理組合の役員は、輪番制で任期は2年となっていますので、これに則り、候補者を指名し、全会一致で承認・了承されました。
 
 私は、やっと、お役御免となりました。この5年間で、4年間も理事を担っていましたので、暫くの間は、ほかの皆さんに頑張っていただきたいという思いです。(でも、正直言って、心配ですね!まあ、何かと意見を求められることにはなるかと思います・・・?)

報告事項(共用部分火災保険更新について)
 2019年9月25日、現契約のマンション保険期間(5年契約)が終了しますが、その間に、保険料が大幅に値上げされていることから、現契約の補償内容と同等では保険料が3~4倍になるため、保険会社の選定や、補償内容について、今期理事会で検討しました。

 その結果、現契約の保険会社以外の補償内容では、当マンションの実状に合わないことから、保険会社は変更せずに、補償内容の見直しを行い、約10万円/年の増額に押えるという方針としました。補償内容については、主契約の保険金額は、過去の保険金支払い事例の近似値となるよう再調達価格の60%を設定し、共用部分賠償については、他マンションの事例を参考とし、また、居住者賠償責任保険は、過去3年間における支払い実績を基に設定しました。

 これらのことを整理し、皆さんへ説明を行いました。次期理事会にて、再度、検討のうえ、2019年8月までに臨時総会を開催し、保険契約の更新手続きを行うよう申し送りました。

2018/02/03

第26期マンション管理(平成30年)-(6)

<第26期マンション管理>2018年-(6)

●第26期第6回理事会(平成30年1月24日)開催(※今期、私は監事です)

①保守メンテ
・来期の植栽保守メンテについて
 敷地内の植栽において、枯死しているものや、弱っている樹木があることから、順次植え替えを行う方針としています。道路や隣地に面する箇所の生垣が枯死または葉量が少なくなっており、防犯上の観点からも来期の予算に計上し、実施することとしました。

・交換したLED管球について
 段階的にLED化を図ってきましたが、一般的に言われているより、短い期間での球切れが発生しているように思われることから、交換場所や管球メーカー、点灯時間等を確認することとしました。

災害用備蓄用品の期限切れについて
 消費期限を迎える災害用備蓄品があることから、来期の予算に計上したうえ、入替えを行うこととしました。なお、現在、備蓄している保存水については、消費期限後もトイレ用などの排水用の飲料外として、備蓄することとしました。
期限を迎える防災用備蓄用品
 ①防災用食料(エレベーターキャビネット内):2018年4月
 ②救命水(エレベーターキャビネット内):2018年4月
 ③保存水(5年保存):2018年12月13日

②修繕工事
・駐輪場出入口扉について
 駐輪場出入口の扉が閉まりにくいとの報告が理事よりあり、管理会社に状況を確認のうえ、対処するよう依頼しました。
   
③管理委託
・マンション保険の更新について
 今期理事会で検討しましたマンション保険の更新内容(案)は、「主契約の保険金額は、過去の保険金支払い事例の近似値となるよう再調達価格の60%で設定した。また、共用部分賠償については、他マンションの事例を参考に設定し、居住者賠償責任保険は、過去3年間における支払い実績を基に設定した。」ことを確認し、次回定期総会の際に区分所有者に報告し、意見交換を行うこととしました。

定期総会の開催について
 管理会社より、2月開催予定の定期総会議案書(最終稿)が提示され、内容の確認を行い、一部修正のうえ、配付することとしました。

④その他
東芝エレベーターリコールについて
 2017年8月、東芝エレベーター約700台について、「戸開走行保護装置」が国交省の基準を満たしていないことが判明し、リコールされました。当マンションのエレベーターに設置されている装置について確認を行ったところ、該当外であり問題ないとの回答を受領したことを確認しました。

2017/12/23

第26期マンション管理(平成29年)-(5)

<第26期マンション管理>2017年-(5)

●第26期第5回理事会(平成29年12月17日)開催(※今期、私は監事です)

①保守メンテ
 ・植栽保守の委託契約書について
 修正依頼をしていました業務委託契約書(案)が、造園業者より提出され、問題がないことから、定期総会で契約締結に関する決議を諮ることとにしました。

 ・駐輪場シール作成について
 以前、作成の駐輪シールが無くなったことから、改めて作成することとし、専門業者2社より見積りを取得しましたが、30枚単位の発行となることから、簡易なテプラで作成の駐輪シール(案)としました。
 なお、近年、マンションが特定されないよう建物名を記載しない駐輪シールが一般的になっていることから、新たに作成する駐輪シールについては、略称と駐輪ナンバーのみ記載することとしました。

②修繕工事
 ・漏水処理について
 建物・設備点検業務報告において、雨天時、トランクルーム№2付近の庇付け根から水漏れが発生している旨、報告を受けました。以前、管理会社にてコーキングを施していますが、再度、処理を行うよう依頼しました。
  
③管理委託
 ・マンション保険の更新について
 本件については、組合員の皆様にご理解をいただくため、定期総会にて、支払保険料が増額となる経緯や更新を検討する保険内容について報告し、意見交換を行うこととしました。

④その他
  ・土のう袋の備え
 台風や局地的集中豪雨が発生し、道路が冠水してしまった場合、エレベーターシャフトや地下へ雨水が流入する恐れが皆無ではないことから、土のうの購入について検討を行った結果、保管場所を取らない、吸水で膨らますタイプのものを、来期、予算計上のうえ、購入することとしました。

 ・西暦表記へ移行
 平成天皇が2019年4月30日に退位し、5月1日から改元される予定であることから、当管理組合の各種細則等含む全ての書類について、総会で変更する旨の決議を諮り、西暦表記へ移行することを申し合わせました。

2017/11/05

第26期マンション管理(平成29年)-(4)

<第26期マンション管理>2017年-(4)

●第26期第4回理事会(平成29年10月15日)開催(※今期、私は監事です)

①保守メンテ
 ・植栽保守の委託契約書について
 造園会社より、反社会的勢力及び個人情報に関する条項を加えた委託契約書(案)が提出されましたが、、一部条文の構成等の修正を行った上で、総会にて決議を諮ることにしました。

 ・消防設備不具合箇所について
 以前より、消防点検の際、常に指摘のあった不具合箇所について、消防点検に合わせて交換工事を発注することとしました。(消火器交換6本、避難器具パッキン交換11個、非常警報設備交換1台)

②修繕工事
 特にありませんでした。
  
③管理委託
 ・平成29年度保証委託契約受諾証明書の受理
 管理会社より、「平成29年度保証委託契約受諾証明書」が届いた旨、報告があり、制度の内容について説明を受けました。

 ・専有部分の排気ダクトの清掃について
 専有部分の排気ダクト及びレンジフードの清掃に関して、チラシの配布がありましたが、投げ込みと変わらないため、管理組合として居住者に紹介していることが一目でわかるような紙面に修正して、再配布するよう管理会社へ指示しました。

 ・健康診断報告書について
 管理委託契約に基づく管理会社による当マンションの建築・設備の巡回点検報告があり、内容の確認を行いました。緊急を要するものはありませんでしたが、経年劣化は着実に進行しているようです。

 ・マンション保険の更新について
 平成30年9月25日、現契約のマンション保険の契約期間が終了しますが、保険料が大幅に値上げされていることから、補償内容及び保険会社の選定について今期理事会で検討しています。現契約の補償内容と同様では保険料が3~4倍になることから、今回、理事会の意見を反映したプランが管理会社より提案されました。.現契約の保険会社以外では、補償内容が当マンションの実状に合わないことから、保険会社は変更せず、補償内容の見直しにより、約10万円/年の増額(倍以下)に押えるというものでした。本プランを中心に、次期総会で組合員に事前の説明を行った上、次期理事会にて、更に検討を重ねたプランを臨時総会に諮る方針としました。

 ・竣工図の電子化について
 当マンションの竣工図は、経年劣化により今後の維持管理に支障を来たす恐れがあるため、来期、予算計上し、電子化することにしました。

④その他
 ・民泊新法に伴う管理規約改定について
 平成29年6月に住宅事業法が公布され、マンションでも民泊が許可されることになりました。当マンションでは、管理人が居ないため、ゴミの問題や騒音などに対して適切に対処できないことが容易に想定されますので、当マンション管理規約を改定し、民泊を禁止することとしました。次期総会において提議することとしました。

2017/08/26

第26期マンション管理(平成29年)-(3)

<第26期マンション管理>2017年-(3)

●第26期第3回理事会(平成29年8月20日)開催(※今期、私は監事です)

①保守メンテ
・植栽保守会社との契約について
 新規造園会社と契約内容(通年作業及び費用)について、見積書及び契約書(案)の提示が管理会社よりあり、基本的に本内容で委託することとしました。オプションについては、その時々の理事会で、計画的にプライオリティーを付けて作業内容を決定し、予算計上することとしました。

 なお、契約書の締結は、費用変更、反社会的勢力、個人情報条項等を加えて、次回定期総会に諮ったうえで手続を行うことにしました。

・警報器の誤報について
 先日、留守中(102号室)に地下電気室の警報盤が発報した件について、理事長及び管理会社担当者から状況報告があり、住宅火災警報器(専有部分)が誤報したものと判断しました。過去にも一度あったとのことから、区分所有者に修理を促すよう管理会社担当者へ依頼しました。

 その際に、私から、警報器(感知器)の所有区分や設置経緯について、理事の皆さんへ説明を行いました。
 
 先ず、当マンションには、警報器が3種類あり、一つは火災警報器です。消防法に基づきキッチンに設置されている熱感知器で共用部分となります。耐用年数は約15年と言われています。

 次に、同じくキッチンのガスコンロ付近に設置されているガス漏れ警報器ですが、これは専有部分となります。耐用年数は約5年と言われており、過去に一度、区分所有者に案内を出して、希望者は交換しましたが、半分程は交換していないと思います。

 これらは、いずれも異常が発生した場合は、室内のインターフォンと併用の警報盤、共用廊下の非常警報装置及び地下電気室の警報盤がけたたましい音で鳴り響き、管理会社へ即時に通報されます。

 三つ目は、住宅火災警報器ですが、これは、インターフォンの改修時に、消防法及び市の条例が改正され 、住宅の寝室等への設置が義務化されたため、個人では設置が進まないであろうとの判断から組合で施工しました。専有部分ですので、費用は区分所有者の負担としました。リチュウムイオン電池の耐用年数は約10年と言われているので、数年後に、組合で案内をすることになると思います。

 この機器は、寝室等で火災が発生した場合、そこに居る人により早避難を促すもので、住宅火災による死亡事故を低減させることが目的です。本来、地下電気室とは連系する必要は無いものですが、管理会社への通報は必要との判断から、地下の警報盤とも接続しています。

 従って、インターフォンのプレートに設置された警報盤と地下電気室の警報盤が発報しますが、共用廊下の非常警報装置は発報しません。

・ダクトの清掃について
 専門業社のPR動画を拝見し、水を使用しないで回転ブラシ等により行なう乾式であることを確認しました。また、作業実績の提示もありましたので、各区分所有者へ、自己責任を前提として案内を配布し、一括募集することにしました。

・拝水管洗浄工事について
 今回は、2日間の日程て、全戸の作業が完了したとの報告が管理会社担当者よりありました。
 なお、以前、指摘していた雑排水桝の陥没については、管理会社担当者が、後日、点検するとの報告があわせてありました。

・駐車場チェーン交換
 駐車場チェーンが相当に劣化し、頻繁に切れるため、今回は、私が同一の新品に交換したことを報告しました。なお、もっと切れにくい、例えば、ステンレスチェーンに厚手のビニールを被覆したような丈夫で傷つきにくいものを探してほしい旨、管理会社担当者へ依頼しました。

・消防設備不具合箇所について
 平成29年6月に実施された消防設備点検にて確認された不具合箇所の改修に関する見積りが提出され、内容の確認をしました。
 
 消火器交換については、メーカーが推奨する耐用年数や消防法に基づく容器耐圧試験を実施する義務年数(製造から10年)を迎えていることから、今期実施する方針としています。また、避難器具パッキンについては、以前から指摘を受けていますが、少数住戸で実施した場合、コストが高額になってしまうことから経過を観察する方針としていることを確認しました。

 今回、新たな指摘箇所としては、地下1階複合装置の不具合により、非常用バッテリーに切り替わらないことから、本体交換を行う必要があるとのことでした。

 本件に関しては、次回理事会にて発注内容を検討し決定する方針としました。

②修繕工事
・駐輪場電気錠の故障
 管理会社担当者より、「昨日、理事長より、駐輪場の扉が開かないとの連絡があり、本日、専門業社が工事を行なっている。恐らく電気錠の交換になるため、工事実績から想定して15万円ほど程度かかるのではないか」との報告がありました。(その日のうちに工事は終わり、電気錠のみの交換で済んだことから、1/3程度の費用で済みました。)

③管理委託
・建物検査結果報告
 1回/年、管理会社による建物検査が実施されたとの報告が担当者よりありましたが、今回は、時間が相当に超過しているため、次回理事会にて説明を受けることにしました。

④その他
・マンション保険の更新
 2018年9月にマンション保険が満期となりますが、現在と同一の内容で更新した場合、保険料が3倍近くに跳ね上がります。何処の保険会社でも、料率が3・4倍に上がっているため、同様に保険料は倍以上の値上げとなります。

 そこで、4社の 保険内容を比較検討した結果、外壁等より漏水事故が発生した場合に、被害のあった住戸への損害賠償を補償の対象とし、免責額が1万円と他社よりも有利なことから、MS会社を最有力候補として、今後、補償の条件について検討していくこととしました。

 次回理事会迄に、MS会社と交渉を行い、複数の保険内容を提案をするよう、管理会社担当者へ依頼しました。当マンションの建物は、外壁面が道路境界から相当に後退していることや、機械式駐車場など死亡事故を引き起こす可能性のある設備がないことから、対人賠償額等の見直しを要請しました。

 その上で、理事会として検討した複数の案を次期総会において説明し、皆さんの意見を直接伺います。そして、次期理事会にて保険内容をまとめ、臨時総会に諮って満期日までに契約を締結する予定としました。保険料の額によっては、支出の見直しや管理費の値上げ等を検討せざるを得なくなるため、その場合には、さらに、臨時総会を開催することになります。

 管理費の検討にあたっては、将来の消費税の値上げや駐車場の解約なども考慮することになります。

2017/07/16

第26期マンション管理(平成29年)-(2)

<第26期マンション管理>2017年-(2)

●第26期第2回理事会(平成29年7月2日)開催(※今期、私は監事です)

①保守メンテ
 ・植栽保守会社の作業について
 「平成29年5月24日、25日の日程で、新規の造園会社による植栽管理作業が行われた。これまで行っていた作業が一部実施されていなかったため、6月23日に手直しを行った。また、自転車置場通路付近の植え替えを行ったレッドロビンについて、枯れかかっているため、様子を見たうえで、必要に応じて植え替えを行う。」と、管理会社より報告がありました。今回(初回)の問題点は、作業内容と見積内容とが食い違っていたほか、管理組合の本意が造園業者に十分に伝わっていなかったことが原因であるため、通常、実施する作業内容と費用とを、再度、確認し合うこととしました。その上で、今後、ときの理事会において、追加作業の内容について検討し、将来を見据えて計画的に美化を図っていくこととしました。

②修繕工事
  今回は、特にありませんでした。

③管理委託
 ・空き駐車場
 問い合わせのあった外部利用者について、「見送られた」との報告が管理会社よりあり、空き駐車場は、引き続き来客用として使用することとしました。

 ・専有部分の排気ダクト清掃
 キッチン等の排気ダクトの清掃について、管理会社より専門業者の案内がありましたが、作業の信頼性を確認するため、その施工方法や実績等の情報収集を管理会社へ依頼しました。その結果を確認したうえで、管理組合として居住者に紹介、あっせんするか判断することとしました。

 ・個人情報保護法の改定
 平成29年5月に「個人情報保護法」が改定されことに伴い、規模の小さいマンション管理組合も個人情報取扱事業者となるため、管理規約に伴う申請書類等の見直し(案)を管理会社へ依頼しました。、次回総会に諮り、改定することとしました。

 ・マンション保険の更新について
 平成30年9月25日、現契約のマンション保険が契約終了しますが、保険料が大幅に値上がりしている社会情勢から、現契約と同程度の保険内容とした場合、保険料が約3倍となることから、条件の見直しや、他の保険会社の資料収集を管理会社へ依頼しました。次回理事会以降、検討を重ね、次回総会を目途に審議を諮ることとしました。

④その他
 ・スーパーライフ協議会開催
 今年度も、理事会の冒頭、スーパーライフ(店長・副店長)との協議会を開催しました。
 <こちらからの意見・要望 >
 1)当マンションとライフ間の道路の駐車禁止の掲示保持に努めるここと
 →風対策等別途検討する
 2)同上道路において、来店者、宅配業者等による駐停車が無くならない。注意喚起を徹底すること
 3)開店前に、近くの工事作業員らしき車輛が同上道路より入場していた。入場できないよう物理的対策を検討すること
 4)植栽管理業者の車輛も同上道路より入場していた。管理を徹底すること
 →関係者の指導を徹底する
 5)ライフより、ビニール袋やトレー等のゴミが飛散してくる。対策の再検討をすること
 →人を増員して対応する
 6)来店客同伴の犬の鳴き声による騒音問題について、犬小屋の設置で少しは改善されているような気もするが、まだ不十分である。引き続き、注意喚起の方法や犬小屋の改善等の対応に努めること
 →承知した
 7)早朝の搬入車輛、産廃車両等による騒音が無くならない。十分、指導を徹底すること
 →承知した
 8)来店客の自転車走行について、入出場時も減速しないため、危険に感じる。事故が発生する前に対策を検討をすること
 →承知した
 <ライフからの連絡事項 >
 1)7月22・23日町内会主催の盆踊り大会を実施する。
 →通路上への舞台設営や、音響装置の大音量等は遠慮願いたい。カラオケやビンゴゲームなどの余興は止めるよう町内会と調整を行うこと

 全てがこちらからの要望通りとはならないが、定期的に協議会を開催することで意思の疎通を図り、少しでも生活環境が良くなるよう、今後とも協議は継続していくこととした。

2017/04/23

第26期マンション管理(平成29年)-(1)

<第26期マンション管理>2017年-(1)

●第26期第1回理事会(平成29年4月16日)開催(※今期、私の役職は監事です)

①保守メンテ
 ・植栽保守会社の変更
 マンション竣工時から25年間植栽の保守管理を委託してきました造園会社を変更することにしました。その理由は、長年に亘って、日当たりや夜露・雨掛かりの少ない植え込み部分への対策や、剪定の範囲、枯竹の対応などについて提案を要望してきましたが、ほとんどアドバイスすらもらえず、剪定についても私達の意見が受け入れられなかったからです。そこへ、管理会社より、提案が出来、費用も適切な造園会社を紹介され、理事会において、提案内容について説明を受けました。そして、現場を確認・協議の上、この造園会社に今期の植栽保守管理を委託することに決定しました。

 ・EVキャビネット内の防災備蓄用品の更新
 消費期限を向かえるEV内の防災備蓄用品について、管理会社担当者にて随時取り替えるとの報告がありました。

②修繕工事
 ・外壁からの漏水対策工事(2回目)
 既に、全戸に工事案内は配布されていましたが、平成29年4月19日~22日の日程で、西南角(2方向)4・5階(2層)の打ち継ぎ目地のシール打替え工事を実施するとの報告が管理会社よりありました。
 問題がなければ工事は1日で終了し、資材の搬出にもう1日ということでしたが、管理会社の監督者による事前の案内及び工事実施日の着工前、完了時の確認等的確に管理するよう管理会社へ要請しました。

③管理委託
 ・外観目視点検執行者の変更
 毎月1回実施しています外観の目視点検について、平成29年度より、管理会社技術者を改め、外部の専門業者に委託したい旨、管理会社より要望があり、了承することとしました。

④その他
 ・スーパーライフ協議会開催
 今年度も、次回理事会の冒頭、スーパーライフ(店長)との協議会を開催することとしました。

2017/03/10

第25期マンション管理(平成28年)-(7)

<第25期マンション管理>2016年-(7)
●第25期定期総会(平成29年2月26日)開催(※今期、私は理事長)

 都心部の多くのマンションでは、総会に理事以外の所有者がほとんど出席しないと聞きますが、当マンションでは、幸いにも出席率が毎回高く、今回も、10人/14人が出席されました。

・重要事項説明
 総会開催に先立って、管理委託契約更新に伴い、管理会社による「重要事項説明会」が開催されました。「マンション管理適正化法」に基づき、管理業務主任者(担当者)より証明書を提示のうえ説明がありました。業務内容についてはこれまでと変わりません。
 その後、総会を開催し、出席者数13/14、議決権数32/34(うち委任状3)で総会成立が確認されました。管理規約第46条第5項により理事長である私が議長を務め、理事及び監事のうちから2名に議事録の署名を依頼しました。

第1号議案(第25期事業活動報告及び収支決算報告)

・ライフ協議会開催
 スーパーライフ店長に出席を要請し、2回協議会を開催しました。2回目は、店長の異動もあり引継ぎを兼ねての開催となりました。議題の中心は、犬の鳴き声等の騒音問題についてでしたが、効果のある具体策を、再々度、要求しました。その後行われた対策工事において、犬小屋が2箇所設置され、ある程度効果があったように感じていますが、犬小屋を利用しない来店者もおり、充分とは言えない状況ではあります。

 また、盆踊り時の大音量(スピーカー)や、プラゴミ・トレーの散乱、来店者による路上駐停車、敷地内への立ち入り、イベント案内の配布等についても改めて対策を要望しました。いろいろと問題は尽きないですが、一部には改善の傾向も見受けられることから、今後とも協議会を重ねていくことが大事だと考えています。

・エントランスホール床及び階段部分の目地補修工事実施

・駐輪場ガラス天井破損による交換工事実施(保険対象)

・駐輪場出入口扉の修繕工事実施

・感震ブレーカーの各戸設置完了

・外壁からの漏水対策工事実施及び追加工事検討

・防災対策勉強会の開催
 マンションにおける防災対策について、管理会社所有のデータを基に資料を作成し、勉強会を開催しました。また、当マンションの耐震性についても説明を行い、建築士である私からも補足説明をしました。

・管理会社におけるカスタマーセンター及びデーターセンターの設置
 管理会社への連絡は、通常はカスタマーセンターへ、施設関連情報はデーターセンターへとなった旨、管理会社より報告がありました。

・防犯カメラハードディスクの故障による交換

・消防点検不具合箇所の検討

・電力自由化に伴う電気契約の締結
 電力自由化に伴い、東京電力のほか、東京ガス、東急グループ企業の3社から提案を受けました。検討の結果、共用部分は、サービス期間中でもあり最も安い価格の東京電力と2年契約をしました。契約先の変更にあたらないことから理事会決議としました。

・エレベーターキャビネット内備蓄用品の更新について検討

・館銘板照明の球切れに伴うLED化実施
 館銘板のハロゲンランプの球切れに伴い、器具の改修工事も兼ねてLEDランプに交換しました。これで、共用部分においては、直管蛍光灯を除いて全てLED化されました。

・排水ポンプの交換検討
 排水(雨水)ポンプの交換時期となっていますが、直ぐに交換の必要がないことから、修繕積立金会計に予算は計上するものの、実施については、経過を見ながら判断することにしました。

 以上の活動内容を簡潔に記載した議案書の案内の後、収支報告を行い、全会一致で承認されました。

追記:
 今期は、管理会社担当者や日常清掃員の交代などがありましたが、それぞれ問題なく引継ぎが行なわれました。また、ライフ店長も三代目に交代するなど、異動の多い年でした。

第2号議案(管理委託更新の件)

 管理会社担当者より、「マンション管理適正化法」に基づく国交省の指導により、管理費口座の位置づけが一部形式上変わるとの説明がありました。業務内容については全く変わらず、管理委託費についても、照明がほとんどLED化されたことに伴い、球切れ交換費用を実費精算とする方が経済的であることから、その費用分を削除した業務費が提案され、全会一致で承認されました。

第3号議案(外部駐車場利用料の納入会計変更の件)

 第24期臨時総会及び総会において決議された「外部の駐車場利用」に関する会計処理について、議案に不整合があったため、改めて、外部駐車場利用料は修繕積立金会計へ繰り入れとすることを確認し、全会一致で承認されました。

第4号議案(第26期事業計画及び収支予算の件)

 一般管理費では、消火器の交換及び雑排水洗浄作業を、修繕積立金会計においては、外壁打ち継ぎ目地補修工事を計上しました。また、排水ポンプ交換工事は形式上計上しましたが、実施するかどうかは経過次第ということを報告し、全会一致で承認されました。

第5号議案(第26期役員選任の件)

 当管理組合の役員は、管理規約により輪番制の2年任期となっていますので、その取り決めに準じて候補者を指名し、全会一致で承認・了承されました。私は、第26期の監事に就任しました。

 以上が第25期総会の主な議事内容です。数年後には、第二回目の大規模修繕工事が控えており、資金の確保と東京オリンピックによる建設コストへの影響等を考慮しながら計画を検討して行くことになります。当管理組合は、これから先、難しい舵取りを迫られることになりますが、皆さんと協力して頑張っていくしかないとの思いです。